Als web/intranet bouwers gespecialiseerd in ledenbeheer en het bijhouden van persoonlijke data spreekt het voor zich dat wij ons zo goed mogelijk houden aan de GDPR regels die regelmatig veranderen.
Dit is daarbij de nieuwe update van 1/01/2024.
  
Zo zullen ledengegevens van klant organisaties nooit rechtstreeks gebruikt en/of gedeeld worden door Axolution BV en blijven eigendom van de betrokken (leden)organisaties die hun ledendatabank als goede huisvader dienen te behandelen.
Axolution voorziet daarbij alleen de software als hulpmiddel voor de organisatie om hun ledenbeheer te automatiseren en Axolution BV heeft zelf geen rechten op de databankgegevens zelf.

Axolution verbind zich er daarbij wel toe om de gegevens zo goed mogelijk te beveiligen en klanten organisaties op de hoogte te houden van eventuele bedreigingen omtrent hun gegevens.

Deze privacy policy (“Privacy Policy”) regelt de verwerking van je persoonsgegevens als een onderdeel van het gebruik van onze website en de diensten omtrent het AxoClub en vzwOnline ledenprogramma dat wij aanbieden als product van Axolution BV.

De verwerking van deze data wordt uitgevoerd door Axolution BV als verantwoordelijke voor de verwerking, met zetel: Nijverheidsstraat 70, 2160 Wommelgem, geregistreerd bij de KBO onder het nummer BE 0638.888.718, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Door het gebruik van onze Website en/of onze Diensten, erken je dat je deze Privacy Policy zorgvuldig hebt gelezen en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt. 

Wij behouden ons het recht voor om de Privacy Policy regelmatig te wijzigen volgens ons eigen inzicht. Zulke wijziging zal via de Website gecommuniceerd worden.

Wanneer je de Website en/of Diensten gebruikt, verwerken we persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

In principe verkrijgen wij de hierboven genoemde persoonsgegevens rechtstreeks van jou. 

Als je er echter voor kiest om zich te registreren via een social media account (bijvoorbeeld Facebook of Google Plus), worden deze gegevens verzameld via je socialmedia-profiel. 

Wij raden je aan om de privacy policy van je socialmedia-serviceprovider te raadplegen om na te gaan welke gegevens door je socialmedia-serviceprovider worden verwerkt wanneer je gebruik maakt van het inloggen via social media. 

Wij sturen geen van de persoonlijke gegevens die je via de Website verstrekt door aan providers van social media. 
Ook zullen we geen leden/contacten van klanten die onze ledenprogramma's gebruiken ooit rechtstreeks contacteren zonder hun vraag en goedkeuring van de betrokken ledenvereniging.

Naast de bovengenoemde doeleinden kunnen wij je persoonlijke gegevens die we hebben ontvangen via onze bedrijfswebsite/bedrijfsprofielen ook verwerken:

• Om je op een gepersonaliseerde en efficiënte manier te voorzien van de informatie over producten en diensten die je aanvraagt, hetzij via de Website, e-mail, telefoon of social media.

• Om je persoonsgegevens te verwerken zodat wij de Diensten kunnen verstrekken.

• Voor direct marketing doeleinden, d.w.z. om je te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners. Hiervoor zullen wij je voorafgaande toestemming vragen.

• Voor het uitvoeren van statistische analyses om onze Website en/of Diensten te verbeteren, of het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten.

• Om te verstrekken aan een financiële instelling of betalingsdienstaanbieder, om uw financiële instelling en de betalingsdienstaanbieder in staat te stellen aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. 

• Om over te dragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten als bewijs van mogelijke misdrijven of indien er gegronde verdenkingen bestaan van een onrechtmatige daad of misdrijf door jou gepleegd door middel van je registratie bij of gebruik van de Website of de Diensten.

• In het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door een derde partij, zelfs indien die derde zich buiten de EER bevindt.

Als en wanneer je registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten, (c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is, mogen wij je gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden.

Wij verzenden je persoonsgegevens nooit op een identificeerbare manier naar derden zonder je uitdrukkelijke toestemming daartoe.

Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op de veiligheid en integriteit van alle persoonsgegevens.

Wijzelf en onze externe verwerkers zullen je identificeerbare persoonsgegevens alleen in de EER verwerken.
Zowel onze servers als backups worden daarbij alleen in België gehost.

Wij zullen ons uiterste best doen om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken.
Wij zullen je persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken.
Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.

Je persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop je je toestemming voor de verwerking ervan intrekt.

Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat je niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken.
Als je je bij onze Website hebt geregistreerd, zullen wij je persoonsgegevens verwijderen als je je profiel verwijdert, tenzij een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons dat zou verhinderen.

Wij zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om je persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen.
Je begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van de aard van de verleende dienst. We bewaren je gegevens:

• Via eigen website(s): Zo lang als nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.
• Via eigen website(s): zo lang ze nodig zijn om onze wettelijke, contractuele en juridische verplichtingen na te leven en te voldoen aan onze commerciële operationele activiteiten
• Ledenorganisaties zullen wij altijd adviseren om ledengegevens niet langer bij te houden dan nodig en wat wettelijk is gereglementeerd in de GDPR wetgeving.

Je hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over jou verwerken. 

Verzoeken om toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.

Je hebt het recht om te vragen dat alle persoonsgegevens over jou die onjuist of onnauwkeurig zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. 

Als je je hebt geregistreerd op onze Website, kan je veel van deze gegevens zelf corrigeren via je profiel. 

Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, moet je bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.

Je hebt het recht om je eerder gegeven toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Je kan je toestemming ten allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar support@axolcub.be, of door je profiel te verwijderen (indien van toepassing).

Je hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens met betrekking tot jou worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden die in deze Privacy Policy worden uiteengezet of als je je toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Je moet er echter rekening mee houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

In de plaats van verwijdering kan je ook vragen dat wij de verwerking van je persoonsgegevens beperken indien (a) je de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar je ze nodig hebt om jezelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens als je kan aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heb je het recht je kosteloos en zonder rechtvaardiging te verzetten tegen een dergelijke verwerking.

Wanneer je persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of op basis van een contract en de verwerking met geautomatiseerde middelen gebeurt, heb je het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, hebt u het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door ons.

Als je een verzoek wil indienen om een of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kan je een e-mail sturen naar support@axoclub.be. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht je wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van je geldige identiteitskaart waaruit je identiteit blijkt. Wij zullen je onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door ons, kan je altijd contact opnemen met onze geregistreerde DPO via het e-mailadres support@axoclub.be. Blijf je ontevreden over ons antwoord, dan staat het je vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.